La première impression est souvent la plus importante, et il en va de même pour votre messagerie vocale professionnelle. Voici donc 10 idées pour personnaliser votre boîte vocale et la rendre plus attrayante pour vos clients et vos partenaires.
Astuces simples pour une personnalisation efficace
1. Optez pour un message d’accueil original
N’hésitez pas à sortir des sentiers battus ! Proposez un message d’accueil qui ne soit ni ennuyeux ni impersonnel. En effet, rien ne vous empêche de proposer une petite touche humoristique, voire un jeu de mots, tant que cela reste dans le cadre professionnel.
2. Utilisez le pronom « vous »
Adressez-vous directement à la personne qui appelle, en utilisant le pronom « vous ». Cela vous permettra de créer une connexion immédiate avec l’appelant et d’établir un climat chaleureux dès les premières secondes.
3. présentez-vous brièvement
Dites quelques mots sur vous et sur ce que vous pouvez apporter à vos interlocuteurs. Par exemple : « Je suis Jean Dupont, expert-comptable et à votre service pour répondre à toutes vos questions relatives à la comptabilité. »
4. choisissez une musique de fond adaptée
La musique de fond peut jouer un rôle crucial dans la personnalisation de votre messagerie vocale. Veillez toutefois à choisir un morceau qui correspond à l’image de votre entreprise et qui ne soit pas trop envahissant.
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5. Créez des messages d’accueil différents en fonction des périodes de l’année
Pendant les vacances scolaires, par exemple, vous pouvez adapter votre message d’accueil pour tenir compte du fait que certains de vos clients ou partenaires peuvent être absents. Vous pouvez également proposer des messages spécifiques pour célébrer certaines fêtes ou événements.
6. mentionnez vos horaires d’ouverture et de fermeture
Il est judicieux de rappeler vos horaires d’ouverture et de fermeture afin que l’appelant sache exactement quand il peut espérer une réponse de votre part.
7. proposez des alternatives pour faciliter le contact
Renseignez sur d’autres moyens de vous contacter si votre interlocuteur ne souhaite pas attendre. Les réseaux sociaux, par exemple, peuvent constituer un excellent moyen de communication, surtout si vous avez un profil professionnel bien établi.
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8. Partagez vos compétences
Soyez percutant ! En quelques secondes, mentionnez ce qui fait votre différence et mettez en avant vos compétences clés. Ne cherchez pas à tout dire, mais sélectionnez uniquement l’information qui ajoutera de la valeur à votre image professionnelle.
9. précisez vos disponibilités
Votre temps est précieux, et il en va de même pour celui de vos interlocuteurs ! Indiquez donc clairement vos plages horaires de travail et les moments où vous êtes le plus susceptible de répondre rapidement à un appel.
10. utilisez des témoignages de clients satisfaits
Rien n’est plus convaincant qu’un client satisfait ! Si vous disposez de témoignages écrits ou audio de clients que vous avez su aider, n’hésitez pas à les insérer dans votre messagerie vocale. Attention cependant à ne pas nuire à la confidentialité et à l’anonymat de ces personnes.
En somme, la personnalisation de votre messagerie vocale est un excellent moyen de renforcer votre image professionnelle et d’améliorer l’expérience de vos interlocuteurs. En suivant ces 10 astuces, vous devriez être en mesure de rendre votre message d’accueil plus accueillant et efficace.
